Compliance Hinweisgeber-Prozess und Compliance-Meldewege

Ethisches und gesetzeskonformes Verhalten hat für Henkel, seine Mitarbeiter und Stakeholder ‏(z.B. Kunden, Lieferanten, Dienstleister) höchste Priorität. Dazu gehört auch die strikte Einhaltung von Whistleblower-Gesetzen auf der ganzen Welt sowie die Einhaltung von Gesetzen, welche die Einhaltung von menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Standards in den Fokus nehmen.  Es ist für uns sehr wichtig, potenzielles Fehlverhalten zu erkennen und die geeigneten Schritte zu unternehmen, um Verstöße zu verhindern. Die Mitarbeiter und Stakeholder von Henkel sowie alle Personen, die durch das wirtschaftliche Handeln von Henkel betroffen sind, sind daher aufgefordert, mögliches Fehlverhalten zu melden. Henkel wird alle Meldungen gründlich analysieren und in einem fairen Verfahren bearbeiten, wobei die Rechte der meldenden Personen und der betroffenen Personen gewahrt sowie sämtliche Informationen mit äußerster Vertraulichkeit behandelt werden. Hinweisgeber, die in gutem Glauben potenzielles Fehlverhalten melden, werden geschützt; jegliche Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen sie werden nicht toleriert.

Die folgenden Informationen geben einen Überblick über die Hinweisgeber-Prozesse bei Henkel:

Was kann gemeldet werden.

Der Verhaltenskodex von Henkel, unsere Werte, die Leadership Commitments und weitere interne Standards beschreiben die hohen Ansprüche, die wir an unser eigenes Verhalten und Geschäftsgebaren sowie an das unserer Stakeholder stellen. Mögliche Verstöße gegen diese Maßstäbe, einschließlich Verstößen gegen geltendes Recht, können gemeldet werden. Insbesondere können auch menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten gemeldet werden, die durch das wirtschaftliche Handeln von Henkel im eigenen Geschäftsbereich oder eines Zulieferers von Henkel entstanden sind.

Wo Sie Meldungen einreichen können. Meldewege bei Henkel.

Hinweisgebern stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung, um potenzielles Fehlverhalten zu melden.

• Natürlich können sich Mitarbeiter an ihre Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Abteilung Compliance/Recht wenden, um Bedenken zu äußern, Rat einzuholen und potenzielles Fehlverhalten zu melden.
• Die zentrale Compliance-Organisation von Henkel, die im Auftrag des Henkel-Vorstands alle Meldungen an den Konzern global und lokal verantwortlich bearbeitet, ist 
  - per E-Mail (compliance.office@henkel.com),
  - über das Web-Formular sowie
  - namentlich oder anonym über Henkels Compliance Hotlines ‏(Kontakt und Zugangscodes über Telefon und Webformular finden Sie unten) 
  zu erreichen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person wird für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person ermöglicht.
• Hinweisgeber, die sich auf Henkel-Unternehmen in der Europäischen Union beziehen und es vorziehen, nicht die zentrale Compliance-Organisation der Henkel AG & Co. KGaA oder ihre lokalen Compliance-Manager einzuschalten, können sich mit ihrer Meldung an eine externe, von der Henkel-Organisation unabhängige und zur beruflichen Verschwiegenheit verpflichtete Ombudsperson wenden.
• Schließlich erkennt Henkel an, dass sich Hinweisgeber in einigen Ländern an Behörden wenden können (z.B. in Deutschland an das Bundesamt für Justiz), um eine Meldung zu erstatten. Nähere Informationen über externe Meldeverfahren finden Sie hier BfJ - Hinweisgeberstelle ‏(bundesjustizamt.de).

Zugang zu und Bearbeitung von Hinweisen. 

Henkel wird jeden Hinweis mit größter Sorgfalt, Schnelligkeit und Vertraulichkeit behandeln und dabei die geltenden Datenschutzgesetze vollständig einhalten. Dies beinhaltet die strikte Umsetzung des Need-to-know-Prinzips; nur die Compliance-Organisation von Henkel ‏(lokal und global) und gegebenenfalls andere für die Untersuchung erforderliche Abteilungen sowie externe professionelle Ermittler oder Auditoren haben Zugang zu der Meldung, führen die Untersuchungen durch und betreiben das weitere Verfahren.

Jeder Vorgang wird ordnungsgemäß registriert und dokumentiert. Die Untersuchungen unterliegen dem Grundsatz des fairen Verfahrens und sind der Objektivität verpflichtet, um eine unparteiische Entscheidung zu ermöglichen. Für alle betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis ein Verstoß nachgewiesen ist.

Henkel reagiert mit Nachdruck auf festgestelltes Fehlverhalten; dies kann unter anderem angemessene disziplinarische Maßnahmen gegen die Täter zur Folge haben. Gegebenenfalls schaltet Henkel auch zuständige Behörden oder die Staatsanwaltschaft ein. Auf der Grundlage der ermittelten Fakten werden in der Regel von der Compliance-Organisation von Henkel ‏(lokal und global) in Abstimmung mit den zuständigen Geschäftsbereichsleitern und der Personalabteilung eine Entscheidung über den Fall sowie geeignete Maßnahmen getroffen.

Antwort an und Schutz von Hinweisgebern.

Wir nehmen so schnell wie möglich Kontakt mit Hinweisgebern auf. Als allgemeine Richtschnur gilt, dass auf jede Meldung innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung sowie innerhalb von drei Monaten eine Mitteilung über den Abschluss oder eine Information über den Stand des Verfahrens erfolgen soll. Gemäß den geltenden Gesetzen muss die Antwort die Vertraulichkeit und das Recht auf Privatsphäre aller betroffenen Personen berücksichtigen. 

Unsere Organisation duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen, und wir schützen jeden, der sich in gutem Glauben zu Wort meldet, selbst wenn sich ein Anliegen als unbegründet erweist.

Datenschutz

Für Meldungen an die Compliance-Organisation von Henkel gilt die Datenschutzerklärung der Henkel AG & Co. KGaA. Meldungen an die Ombudsperson unterliegen der dortigen Datenschutzerklärung.