Erklärung zum Datenschutz bei der Personalauswahl

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist die Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Deutschland

‏(nachfolgend „Henkel“, „wir“ oder „uns“).

Bei Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte per E-Mail oder Brief an unseren Datenschutzbeauftragten, c/o Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40191 Düsseldorf, Deutschland, E-Mail: Datenschutz@henkel.com. 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie sich auf eine Stelle im Henkel-Konzern bewerben oder anderweitig Teil unseres Talent-Pools werden möchten. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben und/oder einen Account in unserer Talent-Community anlegen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:

• Bewerberstammdaten ‏(personenbezogene Informationen wie Name, Alter usw.)
• Kontaktdaten ‏(Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.)
• Bewerbungsdaten ‏(Informationen über Ihre Ausbildung, Ihren beruflichen Werdegang, Ihren Lebenslauf usw.)
• Interessengebiete ‏(Informationen über Stellen, an denen Sie interessiert sind oder die für Sie von Interesse sein könnten usw.)

Wir erheben diese personenbezogenen Daten unmittelbar von Ihnen, wenn Sie sich auf eine Stelle innerhalb des Henkel-Konzerns bewerben, während des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens ‏(z. B. bei Video-Interviews oder einem persönlichen Vorstellungsgespräch) oder wenn Sie den Wunsch äußern, Teil unseres Talent-Pools zu werden, damit wir bei zukünftigen Einstellungsverfahren wieder auf Sie zukommen können ‏(z. B. indem Sie im Bewerbungsverfahren das entsprechende Kontrollkästchen ankreuzen). Die mit einem Sternchen ‏(*) gekennzeichneten Datenfelder sind für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zwingend erforderlich. Je nachdem, auf welche Stelle Sie sich bewerben, können für dieses Verfahren weitere Informationen nützlich sein.

Wir können auch die von Ihnen auf LinkedIn veröffentlichten Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang abrufen, um zwecks eines Stellenangebotes auf Sie zuzukommen.
 

3.1    Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Erstellung eines allgemeinen Bewerbungsprofils, auf das wir bei allen Bewerbungen von Ihnen zurückgreifen ‏(Sie können Ihr allgemeines Bewerbungsprofil jederzeit ändern, indem Sie sich in Ihrem Account anmelden);
• Richten Sie sich einen personalisierten Jobalarm ein, um aktuelle, auf der Website veröffentlichte Stellenangebote zu erhalten, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie können die Jobalarm-Benachrichtigungen jederzeit deaktivieren, indem Sie auf den entsprechenden Link in den E-Mails klicken oder Ihre Einstellungen in Ihrem Profil aktualisieren.
• Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens mit Ihnen, einschließlich der Beurteilung Ihrer Bewerbung, auch unter Verwendung technischer Mittel, um zu analysieren, ob und inwieweit Ihre Bewerbung die Anforderungen für die Position erfüllt, sowie die Durchführung möglicher Vorstellungsgespräche ‏(ggf. per Videokonferenz) sowie Online-/Vor-Ort-Einschätzungen ‏(z. B. Persönlichkeitstests, Tests zur Beurteilung kognitiver Fähigkeiten etc.);
• notwendige ergänzende Prozesse zum Bewerbungs- und Auswahlverfahren ‏(z. B. für vorgeschriebene Meldezwecke und Sanktionslistenprüfungen usw.);

Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, um das Bewerbungs- und Auswahlverfahren durchzuführen, Sie im Erfolgsfall einzustellen und um Sie in unseren Talent-Pool aufzunehmen und Ihnen die Leistungen dieses Pools bereitzustellen ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO). Die Auswahl geeigneter Kandidat*innen stellt auch ein berechtigtes Interesse unsererseits im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO dar.

Sämtliche Bewerbungen und deren jeweiliger Status sind für unsere Personalvermittler und für ausgewählte Personalmanager einsehbar, um für Transparenz im Auswahlverfahren zu sorgen.

Wir bewahren Ihre Bewerbung für einen Zeitraum von 6 Monaten auf, um den legalen Anforderungen an die Dokumentation des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zu entsprechen ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) und Ihr allgemeines Kandidatenprofil für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Ihrer letzten Aktualisierung.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in den USA oder Puerto Rico bewerben, bewahren wir Ihre Bewerbung für einen Zeitraum von 36 Monaten auf, um den lokalen Anforderungen an die Dokumentation des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zu entsprechen ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

Wenn Sie sich auf eine Stelle in Indonesien bewerben, bewahren wir Ihre Bewerbung für einen Zeitraum von 60 Monaten auf, um den lokalen Anforderungen an die Dokumentation des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zu entsprechen ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

Wenn Sie sich auf eine Stelle in Singapur bewerben, bewahren wir Ihre Bewerbung für einen Zeitraum von 24 Monaten auf, um den lokalen Anforderungen an die Dokumentation des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens zu entsprechen ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

3.2 Talent-Pool

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch für unseren Talent-Pool, indem:

• wir für Sie in unserem Talent-Pool ein Profil erstellen, das Ihnen ermöglicht, bei zukünftigen Stellenangeboten berücksichtigt zu werden und mit uns in Verbindung zu bleiben ‏(sofern Sie einer solchen Nutzung zugestimmt haben, z. B. durch Ankreuzen des entsprechenden Kontrollkästchens bei der Bewerbung auf eine offene Stelle oder während des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens);
• wir Ihnen Informationen über den Henkel-Konzern als Arbeitgeber, Beschäftigungsmöglichkeiten und neue Stellenangebote bereitstellen, wenn Sie zugestimmt haben, Teil unseres Talent-Pools zu werden ‏(siehe oben);
• Wenn Sie sich für den Talent-Pool registriert und eingewilligt haben, damit verbundene Informationen zu erhalten, senden wir Ihnen Informationen zu unseren Employer Branding-Aktivitäten per E-Mail zu.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke auf der Grundlage Ihrer Einwilligung ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie uns entweder unmittelbar während des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens, per E-Mail oder beim Ausfüllen eines Formulars durch Ankreuzen eines entsprechenden Kontrollkästchens erteilen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Einstellungen in Ihrem Account-Bereich widerrufen bzw. Ihren Account jederzeit löschen. Sie können uns auch über die oben angegebenen Kontaktdaten erreichen, um uns mitzuteilen, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zur Zusendung der oben genannten Informationen dann nicht mehr verarbeiten. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf nicht berührt.

Wir speichern Ihr Profil im Talent-Pool für einen Zeitraum von 24 Monaten ab der Registrierung bzw. ab der letzten Aktualisierung Ihres Profils im Talent-Pool. Sie können Ihr Profil im Talent-Pool einschließlich aller damit verbundenen personenbezogenen Daten auch jederzeit löschen, indem Sie sich in Ihrem Profil einloggen und die Option zum Löschen nutzen.

Wenn Sie in Nordamerika ansässig sind, speichern wir Ihr Profil im Talent-Pool für einen Zeitraum von 36 Monaten ab der Registrierung bzw. ab der letzten Aktualisierung Ihres Profils im Talent-Pool. Sie können Ihr Profil im Talent-Pool einschließlich aller damit verbundenen personenbezogenen Daten auch jederzeit löschen, indem Sie sich in Ihrem Profil einloggen und die Option zum Löschen nutzen.

3.3 Video-Interview

Für einzelne Stellen verarbeiten wir im Rahmen des Recruitmentprozesses Ihre personenbezogenen Daten auch während eines Video-Interviews. Bitte beachten Sie, dass ein Video-Interview immer einen optionalen Schritt im Rahmen des Recruitmentprozesseses darstellt. Wenn Sie die für Video-Interviews geltenden Bedingungen ablehnen, nehmen Sie dennoch weiterhin am Recruitmentprozesses teil, ohne dass sich daraus negative Konsequenzen für Sie ergeben.

Im Rahmen der technischen Unterstützung kann es erforderlich sein, dass das in den USA ansässige technische Support-Team von HireVue auf Ihre personenbezogenen Daten zugreift.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke auf der Grundlage Ihrer Einwilligung ‏(Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Damit verbundene Datenübermittlungen in Drittländer – hier: in die USA – erfolgen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung sowie Art. 49 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchstabe a DSGVO. Wir werden Sie vor Beginn des Video-Interviews / der Datenerhebung um Ihre Einwilligung in den Datenzugriff seitens des technischen Support-Teams von HireVue bitten. Sie können Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie mit uns über die oben angegebenen Kontaktdaten in Verbindung treten und uns mitteilen, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zur Zusendung der oben genannten Informationen dann nicht mehr verarbeiten. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf nicht berührt.

Nachfolgend finden Sie weitere Informationen über den Zugriff auf Ihre Daten vonseiten des technischen Support-Teams von HireVue:

• Identität des Empfängers:
  • Technisches Support-Team von HireVue
• Land, in das die Daten zum Zwecke der technischen Unterstützung übermittelt werden:
  • Jordan, Utah - Vereinigte Staaten von Amerika
• Warum ist die (eingeschränkte) Übermittlung erforderlich?
  • Der Datenaustausch ist für Angelegenheiten der technischen Unterstützung erforderlich. Das technische Support-Team wird bei technischen Problemen rund um das HireVue-System hinzugezogen
  • Das technische Support-Team muss gelegentlich auf die HireVue-Plattform zugreifen, um plattformbezogene technische Probleme zu analysieren bzw. zu überprüfen
• Art der Daten, auf die zugegriffen wird
  • Das technische Support-Team von HireVue greift nur auf solche Daten zu, die in direktem Zusammenhang mit dem technischen Problem stehen
  • Auf weitere Daten greift der technische Support von HireVue nicht zu
  • Zu den Daten, auf die zugegriffen werden kann, gehören: Kontaktdaten, Daten über frühere Beschäftigungen, sonstige persönliche Daten, Videodaten
• Risiken der Datenübermittlung:
  • Bitte beachten Sie, dass in dem Drittland ‏(USA), in das Ihre Daten gegebenenfalls übermittelt werden, möglicherweise keine geeigneten Garantien zum Schutz Ihrer Daten vorgesehen sind
  • Nach europäischer Rechtslage garantieren die USA kein geeignetes Datenschutzniveau
  • Bitte beachten Sie auch, dass in dem Drittland (USA):
    • möglicherweise keine Aufsichtsbehörde existiert
    • und/oder möglicherweise keine Grundsätze der Datenverarbeitung vorhanden sind
    • und/oder möglicherweise keine Rechte der betroffenen Person vorgesehen sind

Zu den potenziellen Risiken bei der Datenübermittlung gehören unbefugter Zugriff, Datenverlust oder unerwünschte Änderung der Daten
 

3.4 Background-Check

Im Einklang mit den Rechtsvorschriften in Nordamerika durchlaufen Bewerber für Stellen in Nordamerika ‏(unabhängig von ihrer Herkunft) vor einer Vertragsunterzeichnung zwingend einen Background-Check ‏(Hintergrundprüfung).

Der Background-Check ist ein unverzichtbares Instrument, um Bewerber ausfindig zu machen, die bei Einstellung aufgrund ihres Verhaltens in der Vergangenheit eine berechtigte Gefahr für das Unternehmen darstellen würden. Tatsächlich sind Background-Checks häufig das beste Mittel, um Ansprüche wegen Fahrlässigkeit bei der Einstellung eines Mitarbeiters bzw. fahrlässiger Aufrechterhaltung des Beschäftigungsverhältnisses abzuwehren. Arbeitgeber können so ihre Marke, ihren Ruf, ihre Kunden und Mitarbeiter schützen und sich vor finanziellen Verlusten bewahren

Ein wichtiger Grund für die Durchführung von Hintergrundprüfungen ist die Abwendung von Schaden oder Abwehr rechtlicher Haftungsansprüche verschiedener Art gegen den Arbeitgeber oder Dritte. Dazu zählt:

• die Schädigung von Mitarbeitern durch sexuelle Belästigung oder Gewalt am Arbeitsplatz;
• die Schädigung von firmeninternen und externen Kunden, z. B. durch sexuelle Übergriffe auf dem Betriebsgelände;
• die Schädigung des Unternehmens des Arbeitgebers durch finanziellen Verlust oder Image- und Rufschädigung;
• Die Abwehr von Rechtsansprüchen, z. B. wegen Fahrlässigkeit beim Einstellen von Mitarbeitern, ist ein triftiger Grund, eingehende Recherchen zu Vorstrafen bei Stellenbewerbern durchzuführen. Eine mehrstufige Strafregisterrecherche kann als überzeugender Nachweis dafür dienen, dass der Arbeitgeber bei der Einstellung eines Mitarbeiters die gebotene Sorgfalt walten ließ

In ihrer Eigenschaft als Muttergesellschaft der weltweiten Henkel-Unternehmensgruppe wird Henkel Ihre personenbezogenen Daten anderen Henkel-Büros oder -Niederlassungen weltweit in den Ländern zur Verfügung stellen, für die Ihre Bewerbung laut Ihren Angaben gelten soll, so möglicherweise auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, die möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau bieten. Für sämtliche dieser Unternehmen gelten die vorliegende Datenschutzerklärung und weitere Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus, das dem der Europäischen Union gleichwertig ist; hierzu gehören z. B. die Vereinbarung von Standarddatenschutzklauseln, wie sie von der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO erlassen wurden. Alle Henkel-Büros und -Niederlassungen finden Sie auf unserer Website.

Zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens und zur Bereitstellung unseres Talent-Pools greifen wir auch auf externe Dienstleister zurück, die uns gegenüber weisungsgebunden sind und Ihre personenbezogenen Daten nicht für eigene Zwecke verarbeiten dürfen. Diese Dienstleister fungieren als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Werden Headhunter oder Personalvermittlungsagenturen eingeschaltet, so werden dem Headhunter / der Agentur spezifische verfahrensbezogene Informationen für das konkrete Verfahren zur Verfügung gestellt.

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• Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und Erhalt einer Kopie;
• Recht auf Berichtigung;
• Recht auf Löschung ‏(auch „Recht auf Vergessenwerden“ genannt);
• Recht auf Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Recht auf Datenübertragbarkeit;
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung;
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Sie haben auch das Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu widersprechen. Beispielsweise ‏(i) wenn bei Ihnen Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO ‏(oder der berechtigten Interessen eines Dritten) verwenden; und ‏(ii) wenn Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung widersprechen.

Sie können Ihre Daten auch einfach einsehen, berichtigen und löschen sowie Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie sich in Ihr allgemeines Bewerbungsprofil oder Ihr Profil im Talent-Pool einloggen. Ebenso können Sie Ihr allgemeines Bewerbungsprofil und Ihr Profil im Talent-Pool jederzeit löschen.
Außerdem können Sie Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich über die oben angegebenen Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.